GnuCash - Troškovi na kreditnoj kartici

Vođenje troškova koje se ostvaruju putem kreditne kartice se ispostavilo kao najzahtjevnije. Postoji više načina na koji se to može obaviti, ali ja sam se u konačnici odlučio za detaljniji način, tj. onaj koji omogućava detaljnije vođenje troškova. Komplikaciju predstavlja činjenica kako nije moguće voditi troškove u različitim valutama unutar jedno računa (odnosno stavke kako sam ponekad pisao), bar ja ne znam kako bi to učinio. U tom smislu, odlučio sam se za zasebno vođenje evidencije kunskih te troškova u eurima.

Stvaranje računa

Dakle, kao prvi korak je kreirati račune, odnosno stavke, za kreditne kartice. To je relativno jednostavno, treba kliknuti na desnu tipku miša negdje unutar prozora s računima/stavkama te odabrati opciju New Account... i u prozoru koji se pojavi ispuniti polja na način prikazan sljedećom slikom:

Pod naziv je upisano Kreditne kartice, označena je opcija Placeholder što znači da se radi samo o računu koji sadrži druge račune ali neće u njemu moći biti upisivane stavke. Pod tip računa (Account Type) označeno je Credit Card i konačno, pod Parent Account, je označeno da se radi o novom vršnom računu. Sada je potrebno kreirati pojedine račune za Kunske troškove te troškove u Eurima. Opet je potrebno kliknuti na desnu tipku miša i odabrati opciju New Account... te potom ispuniti podatke kako je to prikazano na sljedećoj slici:

Ovim se stvara račun za MasterCard koji dolazi na naplatu u kunama. Primjetite kako je odabran tip računa Credit Card te je postavljen unutar stavke Kreditne kartice. Slično je i za Eure:

S tim da je u ovom slučaju odabrana valuta EUR (Euro).

Konačno stanje je prikazano sljedećom slikom:

Upisivanje troškova

Pretpostavimo kako smo s kreditnom karticom platili gorivo koje nas je koštalo 400Kn te je kupljeno na dan 29.11.2013. Dodatno, dana 4.12.2013. bili smo u nabavci te smo kupili hrane za 200kn. Te dvije stavke bi upisali pod račun MasterCard - Kunski troškovi na sljedeći način:

Primjetite kako je u koloni Transfer upisano na što se odnosi trošak. Dakle, kada sam kupio gorivo i platio ga kreditnom karticom, stavio sam da se radi o trošku za gorivo. Takav način upisivanja vezan je uz moju odluku kako želim voditi detaljne troškove kreditne kartice, tj. na ŠTO su novci potrošeni, a ne samo koliko je potrošeno. Kao zadnju stvar, primjetite da se trošak upisuje u kolonu Charge.

Upisivanje deviznih troškova je gotovo identično, jedino što se troškovi ne upisuju u kunama već u Eurima.

Naplata troškova

Kada vam banka konačno obračuna troškove i izvrši plaćanje onda je potrebno provesti postupak "rekonsilijacije" (ili kako god se to već zove u bankarskim krugovima). Naime, novci se povlače s vašeg tekućeg računa (ili ih uplaćujete u banci) te je potrebno obaviti tu transakciju. To se obavlja na sljedeći način

Prvo, kliknite desnom tipkom na račun kreditne kartice za koju je došla naplata. Pretpostavimo da je to kunski MasterCard. Na desni klik, otvorit će se izbornik unutar kojega je potrebno odabrati opciju Reconcile:

Kada odaberete tu opciju otvara se novi prozor. Unutar njega potrebno je odrediti datum kada se vrši naplata (ili obračun troškova) te suma koja je do trenutka obračuna učinjena:

U mom slučaju, odabrao sam datum 20.12.2013 jer na taj dan je stigla naplata te mi je sam GnuCash odredio da sam do tog trenutka napravio trošak od 600Kn. Ovom prilikom treba reći kako postoji razlika između datuma kada se vrši obračun (recimo, meni je to 10. u mjesecu) i datuma kada se vrši plaćanje (to je 20. u mjesecu). Ako ste upisali pod "Statement Date" datum plaćanja, a između datuma plaćanja i formiranja obavijesti je bilo troškova, oni će greškom također biti uključeni u naplatu. Dakle, pripazite na to. Možda je ipak najbolje upisivati datum formiranja troška, a ne kako sam ja napravio datum naplate.

Nakon što potvrdite informacije o datumu obračuna te konačne sume pritiskom na OK, otvara se novi prozor unutar kojega trebate odabreti koje sve stavke dolaze na plaćanje:

Ono što trebate učiniti je u desnom dijelu odabrati stavke koje se naplaćuju. Primjetite da svaka stavka, na kraju, ima kolonu R. To su "checkboxovi" koje treba selektirati. To morate napraviti tako da na kraju pokrijete sav trošak koji dolazi na naplatu, dakle svih 600kn. Razlika, koliko je još preostalo, navedena je u donjem desnom kutu, u retku "Difference". U našem slučaju, treba odabrati sve stavke, međutim, ako je nakon formiranja obavijesti bilo novih troškova, onda naravno nećete te nove troškove odabirati. Kada ste napravili odabri, stanje je sljedeće:

Primjetite dvije stvari. Prvo, razlika je 0 jer smo pokrili svu sumu koja dolazi na naplatu, i drugo, zelena tipka u traci s alatima je sada omogućena. Naime, tu zelenu tipku treba odabrati kako bi se nastavilo u sljedeći, i zadnji, korak:

U zadnjem koraku treba odabrati odakle se pokrivaju troškovi koji su načinjeni na kreditnoj kartici. U mom slučaju, troškovi se pokrivaju s tekućeg računa pa sam ja odabrao u polju "Transfer From" tekući račun, dok sam u polju "Transfer To" odabrao kunski kreditni račun. Klikom na OK, obavlja se transakcija, i cijeli postupak je završen. Sada situacija izgleda ovako:

Drugim riječima, na kunskom MasterCardu nemam nepodmirenih troškova, dok mi je tekući račun "tanji" za 600kn.

GnuCash - SMS i slični oblici kreditiranja

Vođenje evidencije o troškovima parkiranja koje ste platili SMS porukom je također jedan zanimljiv detalj. Naime, mogli bi to upisati direktno pod troškove parkinga (ako ste uveli tu stavku, ja jesam!) no problem je što niste tog trena platili. Platit ćete tek kada vam stigne račun za telekomunikacijske usluge koje vam isporučuje vaš mobilni operater. Drugi problem je što će taj račun, osim samih telekomunikacijskih usluga, uključivati i uslugu parkiranja i svega ostalog što ste platili putem SMS-a. A opet se tu vraćam na svoju želju da znam koliko mi godišnje novaca ode na razne stavke, konkretno u ovom slučaju želim znati koliko sam potrošio na parkiranje!

U tom smislu, odlučio sam uvesti račun kreditiranje putem SMS poruka te sam zbog toga stavku Kreditne kartice preimenovao u Krediti (klik desnom tipkom miša na stavku čije ime želite izmijeniti, odaberete opciju Edit Account u izborniku koji se otvara te potom promijenite ime i potvrdite izmjenu klikom na OK). Nakon toga, otvorio sam novu stavku, SMS plaćanja, pa sad taj dio izgleda kako je prikazano na sljedećoj slici:

Sada unutar stavke SMS plaćanja samo upisuje što sam platio i koliko. Primjerice, ako sam platio parkiranje u 3. zoni (2kn + 0.69kn naknade) tada ću to upisati na sljedeći način:

To je sve što se tiče vođenja troškova. Sada samo upisujete sve troškove učinjene SMS porukama.

Vođenje evidencije o naplati SMS kredita

Kada dođe račun za telekomunikacijske uslute, potrebno je srediti račune. Prvo i osnovno, ja sam upisao račun koji mi je došao od mobilnog operatera. Neka je račun bio okruglo 200kn. Taj račun upisujem u stavku Telekomunikacijske usluge (prije sam to imenovao Mobilni telefon, ali ovako mi se čini smislenije :)):

Sada je u redu to što su ti novci skinuti s tekućeg računa (trajni nalog), međutim, moram "sravniti" i stavke parkiranja putem SMS poruka. U tom smislu, postupak je sljedeći.

Prvo, desna tipka na stavku SMS plaćanja i u izborniku koji se pojavi odaberite opciju Reconcile.... Na to se otvara sljedeći dijalog:

U tom dijalogu, pod Ending Balance, upišite ukupnu sumu koja je naplaćena putem SMS-a. U ovom konkretnom slučaju imamo jedno SMS plaćanje parkinga čija cijena je bila 2,69Kn i ono je došlo na naplatu. Prema tome, treba upisati 2,69. Da smo imali još koje plaćanje koje je također došlo na naplatu zbrojili bi i njega te upisali novu sumu u Ending Balance.

Zatim se javlja novi prozor:

U tom prozoru, s desne strane pod Funds Out, nalaze se stavke koje su kupljene a nisu još naplaćene. Mi sada odabiremo što je stiglo na isplatu. Sve što je stiglo na isplatu mora imati oznaku ispod kolone R. Pri tome, kada se obavi odabir do kraja, stavka Difference na dnu mora imati vrijednost 0! U tom trenutku, omogućena je zelena tipka u traci s alatima, odmah ispod Help stavke menija. Kliknite na tu tipku i javlja se odmah potom novi dijalog:

Ovdje je sada problem budući da nam nije dozvoljeno odabrati račun za telekomunikacijske usluge. Naime, novac je s tekućeg računa išao na podmirenje računa za telekomunikacijske usluge, a od tamo je potom išao na podmirenje SMS usluge. Međutim, ipak postoji jednostavna zaobilazna metoda. Odaberite bilo što u ponuđenim opcijama (Transfer From) te kliknite na OK. Ja sam odabrao privremeno tekući račun. Nakon što sam kliknuo na OK, otvorio sam stavku u Krediti, SMS plaćanja i "ručno promijenio" kolonu Transfer u Telekomunikacijske usluge. Također sam odmah dodao opis Description, što sam zaboravio učiniti na prethodnom dijalogu. Sada ta stavka, SMS plaćanja, ima sljedeći oblik:

I to je što se tiče vođenja evidencije kreditiranja putem SMS poruka.

GnuCash - evidencija plaćanja debitnom karticom

Evidencija plaćanja debitnom karticom gotovo je identična evidenciji plaćanja u gotovini, jedino što je tijekom upisa odakle se povlače novci potrebno staviti tekući račun - budući da vam debitna kartica skida s tekućeg računa.

U tom smislu, pretpostavimo da ste platili debitnom karticom gablec u restoranu. Kako bi to upisali, prvo je potrebno odrediti u koju stavku će to biti zavedeno. Možete si otvoriti zaseban račun za to, ili kao u mom slučaju, možete voditi unutar stavke Hrana. Dakle, kada upišete u tu stavku račun, to će izgledati otprilike kao na idućoj slici:

Dakle, jedina razlika je što se kao izvor sredstava navodi tekući račun.

GnuCash - evidencija plaćanja gotovinom

Pretpostavimo kako ste si ujutro u pekari kupili sendvič za doručak. Dobili ste račun i odlučili ste to sada upisati u GnuCash. Račun je iznosio 14kn.

Kako bi upisali tu stavku u GnuCash, pokrenite program i potom odaberite gdje ćete voditi te troškove. Ja sam odlučio voditi zasebno troškove o hrani i za to sam si otvorio odgovarajuću stavku:

Svjestan sam kako navedena stavka nije baš najpreciznija, ali kao što rekoh, u hodu ću rješavati sve probleme. Kako bi se upisao račun potrebno je dva puta kliknuti na stavku, u ovom slučaju Hrana, te se potom otvara kartica gdje je potrebno upisati što je kupljeno. Inače, moguće je voditi evidenciju o svakoj kupljenoj stavci, međutim, ja sam se odlučio voditi evidenciju samo o računima pri čemu razmišljam da svaki račun slikam fotoparatom (nemam skener!) i pohranjujem slike na računalo. :) Vidjet ćemo kako će to ići. U međuvremenu, ovako izgleda upisan račun:

Primjetite da sam upisao i broj računa. To radim kako bi mogao povezati svaku stavku sa svakim računom, da kasnije ne moram pretraživati po iznosu. Još bolje bi bilo kada bi mogao negdje upisati JIR ili ZKI, ali nećemo pretjerivati. ;)

Primjetite također da je u kolonu Transfer upisano odakle sam uzimao novce za plaćanje. Plaćao sam gotovinom, iz novčanika, te je zato odabrana opcija Assets: Novčanik - Kune.

Stanje nakon te transakcije je sada sljedeće:

Kao što se vidi, u novčaniku sad moram imati 186Kn. Ako ih nema tamo, onda imam problem. :)

To je to što se tiče upisivanja računa. U osnovi, svaki drugi račun koji je plaćen gotovinom iz novčanika upisuje se na isti način.

Vođenje osobnog knjigovodstva upotrebom GnuCash alata - Uvod i postavljanje okoline

Već neko vrijeme razmišljam kako bi bilo dobro voditi evidenciju gdje trošim novce. Svako malo mi se desi da se uhvatim u razmišljanju gdje sam uspio potrošiti plaću i naravno da se ne mogu sjetiti. Drugo pitanje koje me muči s vremena na vrijeme je: Koliko novaca mi odlazi na režije mjesečno, godišnje? U tom smislu, prošao sam nekoliko faza. Prva faza je bila redovito skidanje izvoda iz banke te sam u LibreCalcu računao jednostavni zbroj potrošnje svaki mjesec koji sam potom uspoređivao s plaćom. To je bilo OK, ali nedovoljno precizno. Recimo, nisam znao koliko sam mjesečno trošio na režije unatrag zadnje godine dana (ili više). Zbog toga sam prešao na iduću fazu. Druga faza je bila vođenje evidencije u LibreCalcu gdje sam svaki mjesec upisivao koliko sam potrošio na što. To je bilo bolje, međutim, još uvijek nisam bio zadovoljan jer sam mislio kako su mi mogućnosti upravljanja i analize podataka relativno ograničene. Pri tome nisu ograničene zbog mogućnosti same aplikacije (LibreCalc) već zbog mog vođenja evidencije. Konačno, to me je potaknulo da krenem u treću fazu, korištenje programa GnuCash. U biti, imao sam jedan izlet u taj program puno ranije, međutim, nisam bio uporan i s obzirom kako je ipak nužno upoznati se s nekim temeljnim pojmovima iz knjigovodstva, brzo sam odustao. No, ovaj puta sam ozbiljnije odlučio pokušati koristiti tu aplikaciju.

Tome je pripomogao i relativno dobar uvod u Gnucash program sam pronašao na YouTubeu. Naime, na temelju tog videa sam se odlučio na pristup od jednostavnijeg prema složenijem, tj. da započnem koristiti program na najjednostanviji mogući način, baš kao što se u videu i pokazuje. S vremenom bi potom proširivao količinu podataka kako se pokazuje potreba za njima. Dodatno, odlučio sam iskoristiti mogućnosti prilagodbe različitih podataka kako bi što bolje reflektirali specifičnosti Hrvatske, odnosno, onoga što meni treba.

Inače, razlog zašto sam se odlučio za GnuCash je činjenica kako je besplatan, radi na svim bitnim platformama (Windows, Linux, Mac OS X) i često se spominje kao vrlo kvalitetan program. Osim osobnog knjigovodstva, moguće je voditi i poslovanje u njemu, a ima i Python API pa se može proširivati.

Uglavnom, nakon instalacije GnuCasha i njegovog prvog pokretanja otvara se dijalog New Account Hierarchy Setup.

Nakon odabira tipke Forward, nudi se odabir podrazumijevane valute. Tu nema puno nedoumica, u Hrvatskoj je podrazumijevana valuta kuna, tj. HRK. Konačno, dolazi odabir načina vođenja stavki. Tu sam odabrao opciju 'A Simple Checkbook'.

Konačno, još sam dva puta odabrao Forward i potom Apply. Zatim je trebalo odabrati mjesto na disku gdje će biti pohranjena datoteka. Pripazite kako GnuCash automatski čuva stare verzije datoteke, a istovremeno vodi evidenciju o promjenama (logs). U tom smislu, kreirajte zaseban direktorij u kojemu će biti pohranjeni ti podaci i u njega spremite datoteku.

Nakon toga, pobrisao sam sve što mi se nije sviđalo, te sam preveo i dodao određene stvari. Konkretno, izmjene koje sam napravio su sljedeće:

• Checking Account sam preveo kao Tekući račun i premjestio ga direktno pod Assets stavku. Tekući račun je za fizičke osobe (pojedince) u HR temeljna stvar.
• Current Assets stavku sam izbrisao.
• Nadalje, pod Assets sam još dodao stavke Žiro račun i Novčanik - Kune. Ako imate gotovinu u devizama dodajte još stavku Novčanik - EUR (ili koja vam je već valuta u pitanju). Ovdje bi, osim toga, dodali i razne fondove u kojima držite novce, ako ih imate. U osnovi, dodajete sve gdje držite novce. U krajnjem slučaju, ako u nekoj čarapi držite novce, onda dodajete to tu.
• Riječ Expenses sam preveo u Troškovi i potom sam tamo dodao stavke Auto, Internet, Mobilni telefon, Hrana, Režije. Pod Auto dodatno Gorivo, Servis, Registracija i Ostalo, te pod režije Struja, Voda, i slično.
• Konačno, riječ Income sam pretvorio u Prihodi, a onda sam i tu dodao podstavku Plaća. Ako tijekom vremena budem imao nekakav drugi prihod, onda ću ga dodatni naknadno. Slično vrijedi i za troškove.

Promjene su se svodile na uređivanje postojeće stavke, odnosno, dodavanje nove. Dodavanje nove stavke obavlja se tako da kliknete desnom tipkom na stavku unutar koje želite dodati novu stavku i potom odaberete opciju New Account... Promjena postojeće stavke se obavlja slično, kliknete desnom tipkom na stavku koju želite izmjeniti i potom odaberete opciju Edit Account...

Nakon svih tih mojih uređivanja, ono što sam ja imao bilo je sljedeće:

Mogao sam tu još uređivati pojedine elemente, ali za sada sam stao na ovom stanju. S vremenom ću to poboljšavati i mijenjati.

Bitna stvar je da s GnuCashom počinjete voditi evidenciju o stanju svojih računa i troškovima počevši od jednog specifičnog trenutka. Taj trenutak može biti proizvoljan, ali stvar je u tome da negdje morate upisati koliko čega imate u tom početnom trenutku. Ja sam odabrao kako ću početi voditi knjigovodstvo od dana kada sam započeo upotrebljavati GnuCash. Za definiranje početnog stanja služi stavka Equity. Unutar te stavke ima stavka Opening Balances. Tamo sam dodao stavke koje su opisivale koliko imam na tekućem računu, deviznom, u novčaniku i slično. S obzirom da sam imao nešto deviza, a Opening Balances je u kunama, dodao sam i podstavku Devize. Tamo sam potom upisao eure. Možda ima nekakav način da se u jednu podstavku upisuju različite valute, ali trenutno to ne znam napraviti. Osim toga, GnuCash je prilično fleksibilan i moguće je naknadno napraviti reorganizaciju. Prema tome, nema potrebe težiti savršenstvu odmah od prve već je moguće s vremenom poboljšavati proces.

Primjera radi, pretpostavit ću da sam na tekućem računu započeo s 3000kn, na žiro računau 50kn, te na deviznom računu 100EUR. Dodatno, u novčaniku sam imao 200kn i 10EUR. Prvo sam, dakle, dodao sve kune koje imam. Dodavanje se obavlja tako da se dva puta klikne na opciju Opening balances te se potom upisuju odgovarajuće stavke. Nakon upisa, stanje je bilo sljedeće:

Iduće što je trebalo upisati su euri. S obzirom da ne znam način kako se može na stavke koje su definirane u kunama (Opening Balances je u kunama) upisivati druga valuta, konkretno euri, zbog toga sam otvorio novu kategoriju pod Equity naziva Početno stanje - EUR. Istovremeno s tim, stavku Opening Balances sam promijenio u Početno stanje - Kune.

U tu stavku sam potom upisao početne vrijednosti u Eurima:

Eto, to je što se tiče postavljanja inicijalnog stanja. Sada slijedi skupljanje računa i vođenje evidencije o onome što potrošite i što zaradite. O tome ću u drugim postovima:

1. Evidencija pristigle plaće.
2. Evidencija troškova na MasterCard kartici.
3. Plaćanje gotovinom u trgovini.
4. Plaćanje debitnom karticom u trgovini.
5. Podmirenje troškova kreditne kartice.

Za kraj, par napomena:

1. Volio bi kada bi me neki knjigovođa ispravio u vezi pojmova koje sam upotrebljavao, a također, ako koji savjet oko boljeg korištenja ovog alata bi jako dobro došao. S vremenom će se sigurno iskristalizirati nekakve prakse, no, bolje je preskočiti lutanje ako je moguće. :)
2. Ako ima koji stručnjak za GnuCash alat, također bi volio da malo prokomentira moj post, a i kasnije postove!
3. Kada započnete voditi evidenciju troškova u GnuCash-u, ili bilo kojem sličnom alatu, to trebate raditi detaljno jer u suprotnom neće biti poklapanja između stanja vaših računa (i novčanika) i onoga što piše u programu te je cijeli postupak besmislen.