Vođenje osobnog knjigovodstva upotrebom GnuCash alata - Uvod i postavljanje okoline

Već neko vrijeme razmišljam kako bi bilo dobro voditi evidenciju gdje trošim novce. Svako malo mi se desi da se uhvatim u razmišljanju gdje sam uspio potrošiti plaću i naravno da se ne mogu sjetiti. Drugo pitanje koje me muči s vremena na vrijeme je: Koliko novaca mi odlazi na režije mjesečno, godišnje? U tom smislu, prošao sam nekoliko faza. Prva faza je bila redovito skidanje izvoda iz banke te sam u LibreCalcu računao jednostavni zbroj potrošnje svaki mjesec koji sam potom uspoređivao s plaćom. To je bilo OK, ali nedovoljno precizno. Recimo, nisam znao koliko sam mjesečno trošio na režije unatrag zadnje godine dana (ili više). Zbog toga sam prešao na iduću fazu. Druga faza je bila vođenje evidencije u LibreCalcu gdje sam svaki mjesec upisivao koliko sam potrošio na što. To je bilo bolje, međutim, još uvijek nisam bio zadovoljan jer sam mislio kako su mi mogućnosti upravljanja i analize podataka relativno ograničene. Pri tome nisu ograničene zbog mogućnosti same aplikacije (LibreCalc) već zbog mog vođenja evidencije. Konačno, to me je potaknulo da krenem u treću fazu, korištenje programa GnuCash. U biti, imao sam jedan izlet u taj program puno ranije, međutim, nisam bio uporan i s obzirom kako je ipak nužno upoznati se s nekim temeljnim pojmovima iz knjigovodstva, brzo sam odustao. No, ovaj puta sam ozbiljnije odlučio pokušati koristiti tu aplikaciju.

Tome je pripomogao i relativno dobar uvod u Gnucash program sam pronašao na YouTubeu. Naime, na temelju tog videa sam se odlučio na pristup od jednostavnijeg prema složenijem, tj. da započnem koristiti program na najjednostanviji mogući način, baš kao što se u videu i pokazuje. S vremenom bi potom proširivao količinu podataka kako se pokazuje potreba za njima. Dodatno, odlučio sam iskoristiti mogućnosti prilagodbe različitih podataka kako bi što bolje reflektirali specifičnosti Hrvatske, odnosno, onoga što meni treba.

Inače, razlog zašto sam se odlučio za GnuCash je činjenica kako je besplatan, radi na svim bitnim platformama (Windows, Linux, Mac OS X) i često se spominje kao vrlo kvalitetan program. Osim osobnog knjigovodstva, moguće je voditi i poslovanje u njemu, a ima i Python API pa se može proširivati.

Uglavnom, nakon instalacije GnuCasha i njegovog prvog pokretanja otvara se dijalog New Account Hierarchy Setup.

Nakon odabira tipke Forward, nudi se odabir podrazumijevane valute. Tu nema puno nedoumica, u Hrvatskoj je podrazumijevana valuta kuna, tj. HRK. Konačno, dolazi odabir načina vođenja stavki. Tu sam odabrao opciju 'A Simple Checkbook'.

Konačno, još sam dva puta odabrao Forward i potom Apply. Zatim je trebalo odabrati mjesto na disku gdje će biti pohranjena datoteka. Pripazite kako GnuCash automatski čuva stare verzije datoteke, a istovremeno vodi evidenciju o promjenama (logs). U tom smislu, kreirajte zaseban direktorij u kojemu će biti pohranjeni ti podaci i u njega spremite datoteku.

Nakon toga, pobrisao sam sve što mi se nije sviđalo, te sam preveo i dodao određene stvari. Konkretno, izmjene koje sam napravio su sljedeće:

• Checking Account sam preveo kao Tekući račun i premjestio ga direktno pod Assets stavku. Tekući račun je za fizičke osobe (pojedince) u HR temeljna stvar.
• Current Assets stavku sam izbrisao.
• Nadalje, pod Assets sam još dodao stavke Žiro račun i Novčanik - Kune. Ako imate gotovinu u devizama dodajte još stavku Novčanik - EUR (ili koja vam je već valuta u pitanju). Ovdje bi, osim toga, dodali i razne fondove u kojima držite novce, ako ih imate. U osnovi, dodajete sve gdje držite novce. U krajnjem slučaju, ako u nekoj čarapi držite novce, onda dodajete to tu.
• Riječ Expenses sam preveo u Troškovi i potom sam tamo dodao stavke Auto, Internet, Mobilni telefon, Hrana, Režije. Pod Auto dodatno Gorivo, Servis, Registracija i Ostalo, te pod režije Struja, Voda, i slično.
• Konačno, riječ Income sam pretvorio u Prihodi, a onda sam i tu dodao podstavku Plaća. Ako tijekom vremena budem imao nekakav drugi prihod, onda ću ga dodatni naknadno. Slično vrijedi i za troškove.

Promjene su se svodile na uređivanje postojeće stavke, odnosno, dodavanje nove. Dodavanje nove stavke obavlja se tako da kliknete desnom tipkom na stavku unutar koje želite dodati novu stavku i potom odaberete opciju New Account... Promjena postojeće stavke se obavlja slično, kliknete desnom tipkom na stavku koju želite izmjeniti i potom odaberete opciju Edit Account...

Nakon svih tih mojih uređivanja, ono što sam ja imao bilo je sljedeće:

Mogao sam tu još uređivati pojedine elemente, ali za sada sam stao na ovom stanju. S vremenom ću to poboljšavati i mijenjati.

Bitna stvar je da s GnuCashom počinjete voditi evidenciju o stanju svojih računa i troškovima počevši od jednog specifičnog trenutka. Taj trenutak može biti proizvoljan, ali stvar je u tome da negdje morate upisati koliko čega imate u tom početnom trenutku. Ja sam odabrao kako ću početi voditi knjigovodstvo od dana kada sam započeo upotrebljavati GnuCash. Za definiranje početnog stanja služi stavka Equity. Unutar te stavke ima stavka Opening Balances. Tamo sam dodao stavke koje su opisivale koliko imam na tekućem računu, deviznom, u novčaniku i slično. S obzirom da sam imao nešto deviza, a Opening Balances je u kunama, dodao sam i podstavku Devize. Tamo sam potom upisao eure. Možda ima nekakav način da se u jednu podstavku upisuju različite valute, ali trenutno to ne znam napraviti. Osim toga, GnuCash je prilično fleksibilan i moguće je naknadno napraviti reorganizaciju. Prema tome, nema potrebe težiti savršenstvu odmah od prve već je moguće s vremenom poboljšavati proces.

Primjera radi, pretpostavit ću da sam na tekućem računu započeo s 3000kn, na žiro računau 50kn, te na deviznom računu 100EUR. Dodatno, u novčaniku sam imao 200kn i 10EUR. Prvo sam, dakle, dodao sve kune koje imam. Dodavanje se obavlja tako da se dva puta klikne na opciju Opening balances te se potom upisuju odgovarajuće stavke. Nakon upisa, stanje je bilo sljedeće:

Iduće što je trebalo upisati su euri. S obzirom da ne znam način kako se može na stavke koje su definirane u kunama (Opening Balances je u kunama) upisivati druga valuta, konkretno euri, zbog toga sam otvorio novu kategoriju pod Equity naziva Početno stanje - EUR. Istovremeno s tim, stavku Opening Balances sam promijenio u Početno stanje - Kune.

U tu stavku sam potom upisao početne vrijednosti u Eurima:

Eto, to je što se tiče postavljanja inicijalnog stanja. Sada slijedi skupljanje računa i vođenje evidencije o onome što potrošite i što zaradite. O tome ću u drugim postovima:

1. Evidencija pristigle plaće.
2. Evidencija troškova na MasterCard kartici.
3. Plaćanje gotovinom u trgovini.
4. Plaćanje debitnom karticom u trgovini.
5. Podmirenje troškova kreditne kartice.

Za kraj, par napomena:

1. Volio bi kada bi me neki knjigovođa ispravio u vezi pojmova koje sam upotrebljavao, a također, ako koji savjet oko boljeg korištenja ovog alata bi jako dobro došao. S vremenom će se sigurno iskristalizirati nekakve prakse, no, bolje je preskočiti lutanje ako je moguće. :)
2. Ako ima koji stručnjak za GnuCash alat, također bi volio da malo prokomentira moj post, a i kasnije postove!
3. Kada započnete voditi evidenciju troškova u GnuCash-u, ili bilo kojem sličnom alatu, to trebate raditi detaljno jer u suprotnom neće biti poklapanja između stanja vaših računa (i novčanika) i onoga što piše u programu te je cijeli postupak besmislen.